Каси
Налаштування кас
Тут створюєте каси для магазинів, відкриваєте/закриваєте зміну, керуєте готівкою (внесення/винесення/витрати) і переглядаєте повний журнал операцій.
Важливо
Кількість кас в програмі повинна відповідати фізичній кількості кас у вашому магазині. Якщо у вас одне касове місце, де ви проводите розрахункові операції - створюєте одну касу. Винятком може бути якщо друга каса у вас є і вона віртуальна. Якщо у вас активована інтеграція з ПРРО Checkbox, каси в Checkbox мають бути звʼязані з касами у Flora24.
Передумови
Створений Магазин (торгова точка) → Як створити магазин
Якщо працюєте з фіскалізацією — маєте ключ ліцензії Checkbox (ПРРО). Без нього каса працює як нефіскальна. → Як підключити Checkbox
Як створити касу
Налаштування → Каси → Створити
Заповніть:
-
Назва “Каса Flowers” - де Flowers - це назва вашого магазину
-
Торгова точка — оберіть відповідний Магазин
-
Ключ ліцензії Checkbox — якщо фіскалізація підключена
-
Натисніть Зберегти.
Важливо
Кілька магазинів? Створюйте окрему касу на кожну точку (або навіть кілька кас на одну точку, якщо стоїть кілька терміналів). Назви відрізняйте.
Як переглянути деталі каси і історію операцій з готівкою
Налаштування → Каси → Дії → натиснути на іконку ока
На цій сторінці ми бачимо: назву каси, готівкоий баланс, статус каси і повний журнал дій.
Готівкові операції
Існують 3 готівкові операції в касі:
- внесення готівки (кладемо гроші у касу, НЕ продаж)
- винесення готівки (виймаємо гроші з каси, по суті інкасація, без відображення у загальній статистиці витрат)
- витрата (виймаємо гроші з каси з внесенням у загальну статистику витрат)
Ці операції можна робити з вікна Деталі каси і вікна Продаж
Внесення готівки
Коли: кладете гроші в касу (внесення розмінних коштів)
Поля: сума, з рахунку обираєте за потреби (якщо ведете рахунки всередині системи), коментар.
Результат: баланс каси зростає
Винесення готівки
Коли: забираєте гроші з каси (інкасація, передача в сейф/на рахунок)
Поля: сума, на рахунок (за потреби ), коментар
Результат: баланс каси зменшується. Це НЕ витрата, це переміщення грошей
Витрата
Коли: платите готівкою безпосередньо за витрату (оренда, вода, доставка квітів і т.д.)
Поля: категорія витрати, сума, коментар
Результат: баланс каси зменшується + лягає у статистику витрат. На фото нижче приклад, як відображається у загальній статистиці внесена витрата:
Важливо
- Витрати здійснені на закупку товарів не потрібно вносити як витрату. При проведенні продажу або списання витрата за товар вноситься автоматично у “витрати за товарами”. Якщо потрібно видати готівку з каси за товар, який ви пізніше внесете у систему - робіть винесення готівки з відповідним коментарем “за товар…”
- Продажі готівкою автоматично збільшують баланс каси. Продажі карткою/онлайн — не впливають на баланс каси.
Щоденний ритуал касира
-
Відкрити зміну на початку дня.
-
Внести розмін (внесення готівки)
-
Працювати: продажі, витрати, інкасації (за правилами вище).
-
Наприкінці дня зробити винесення готівки (у сейфову скриньку)
-
Закрити зміну
Якщо маєте авто-закриття через Checkbox — перевірте, що вебхук налаштовано; все одно контролюйте факт закриття.
❓ Часті запитання
🔹 1. Не можу відкрити зміну, видає помилку “cash register already opened”
Ця помилка означає, що зміна вже відкрита іншим співробітником. Проводити продажі може лише той працівник, який відкрив зміну. Щоб провести продаж потрібно зайти в аккаунт співробітника, який відкрив зміну і провести ним, або закрити ним зміну, і відкрити зміну потрібним працівником.
Перевірити ким відкрита зміна → Робочі зміни
🔹 2. Помилково зробив/ла «винесення» замість «внесення» (або навпаки). Як виправити?
Зробіть зворотну операцію на ту ж суму з коментарем «Корекція помилки», потім проведи правильну дію. Наприклад, зробили внесення + 100 грн, замість винесення - 100 грн. Крок 1. робимо винесення - 100 грн з коментарем «Корекція помилки». Крок 2. робимо вже потрібну дію - винесення 100 грн.
🔹 3. Як подивитись журнал каси?
Налаштування → Каси → іконка ока → внизу повний список операцій (дата, сума, тип, працівник, коментар, пов’язане замовлення)
🔹 3. Де подивитися поточний баланс готівки в касі?
- Продаж → Каса → Баланс каси
- Налаштування → Каси → Колонка «Готівка»
🔹 4. Навіщо робити внесення і винесення розмінних грошей кожну зміну?
Якщо не робити внесення/винесення розміну кожну зміну, буде складно довести, де зникли гроші — у конкретного касира, у сейфі чи «в повітрі».
- Відповідальність по зміні. Є чіткий старт (скільки розміну вніс касир) і чіткий фініш (скільки виніс)
- Правильний баланс каси та Х/Z-звіти ПРРО. Службові внесення/винесення формують коректний залишок у Checkbox і у звітах.
- Швидка звірка наприкінці дня.
Формула контролю: Готівка в касовому ящику = Розмін на старті + Готівкові продажі − Витрати − Інкасації (за день). Якщо не сходиться — є помилка/крадіжка.
- Чистий старт наступної зміни. Закрили зміну з нулем — наступна відкривається без «хвостів».
- Безпека. Розмін на ніч у сейфі, а не в касовому ящику.
- Нема подвійного обліку. Розмін не змішується з виручкою, керівник/управляючий бачить реальну інкасацію, а не «десь приблизно».
Перегляньте наступні розділи: