Передзамовлення без резервування квітів

Як створити передзамовлення з оплатою до появи квітів у системі?

Цей спосіб ми можемо використовувати, коли клієнт уже оплачує замовлення, але потрібних квітів ще немає в наявності та їх постачання ще не внесене в Flora24.

Як створити послугу для передзамовлень?

Якщо у вас ще немає відповідної послуги, створіть її один раз:

Перейдіть в адмін-панелі до розділу Асортимент → Товари та натисніть «Створити».

1. У вікні створення товару оберіть тип товару «Послуга», вона немає складського обліку.
2. Вкажіть індивідуальну назву, яка буде відображатись в обліку.
3. Якщо підключена інтеграція з ПРРО, можливо вказати окрему назву, яка буде відображатись у фіскальному чеку.
4. Виберіть категорію, в якій вона буде зберігатись.
5. Встановіть собівартість 0 грн, так як ми ще не знаємо, яка остаточна сума собівартості замовлення буде в кінці. Продажну ціну можливо вказати будь-яку.

6. Увімкніть в налаштуванні товару «Дозволити зміну ціни при продажу» — це дасть змогу встановлювати необхідну суму конкретного замовлення.

Як створити передзамовлення та зафіксувати оплату?

1. В адмін-панелі перейдіть в Продаж.
2. Додайте до кошика створену послугу, відкриється вікно з можливістю обрати ціну, яка була встановлена, або встановіть власну ціну, що дорівнює сумі, яку клієнт має сплатити.

3. Натисніть кнопку «Деталі» та додайте до замовлення:

• Фото референсу;
• Коментар з описом букета та побажаннями клієнта;
• За потреби увімкніть нагадування на день, коли потрібно підібрати склад або зібрати букет. Нагадування відображатиметься у Flora24. Також можна підключити й налаштувати Telegram-бота, який надсилатиме сповіщення.

Детальніше в інструкції як підключити Telegram Bot.

• Спосіб отримання: самовивіз або доставка, та дату й час отримання / доставки.

Збережіть деталі замовлення та проведіть оплату. Якщо клієнт обрав часткову оплату замовлення, оберіть «Передплата». Детальніше як провести по системі передплату в інструкції Передплата.

Після оплати замовлення з’явиться в Календарі замовлень на дату, яку вказано у способі отримання.

Як змінити склад оплаченого замовлення?

Після надходження квітів замініть послугу на фактичний склад букета.

Спочатку внесіть постачання квітів у систему. Детальніше в інструкції Як створити постачання.

Після цього:

1. Перейдіть в Календар та відкрийте потрібне замовлення, щоб відкрити його картку.
2. Натисніть на іконку кошика, щоб відредагувати склад.

Додайте до кошика всі квіти та матеріали, які фактично входять до букета. Лише після цього видаліть послугу.

Після збереження фактичного складу:

Додані квіти отримують статус «Зарезервовано», в календарі вони потрапляють у статус «Нові» та фіксуються в розділі Склад → Залишки, але ще не списані зі складу.

Їхня фактична собівартість враховується відповідно до внесеного постачання та після оплати потрапляє в статистику.

Коли замовлення потрібно виконати, переведіть його в календарі зі статусу «Нове» у статус «Зібране».

Після цього квіти прибираються з резерву та списуються із залишків складу магазину.

Як зафіксувати передзамовлення без оплати, коли склад букета ще невідомий?

Цей спосіб підходить, коли потрібно зафіксувати замовлення в календарі, але клієнт ще не оплатив його, а точний склад квітів буде відомий після надходження постачання.

1. Додайте послугу в кошик

В адмін-панелі перейдіть на екран продажу. Додайте до кошика послугу без складського обліку. Якщо послуга ще не створена, переглянути як створити можливо в розділі Як створити послугу для передзамовлень?

Встановіть технічну ціну, наприклад 1 грн. Ця послуга потрібна лише для того, щоб система дозволила створити та зберегти замовлення. Вона не резервує квіти та не впливає на складські залишки.

2. Заповніть деталі замовлення

У розділі «Деталі» внесіть всю інформацію, потрібну для подальшого складання букета:

• Додайте фото референсу;
• Вкажіть орієнтовний бюджет клієнта;
• Залиште коментар із побажаннями щодо кольорової гами, розміру букета, стрічки та інших деталей;
• За потреби увімкніть нагадування на день, коли потрібно підібрати склад. Нагадування відображатиметься у Flora24. Також можна підключити й налаштувати Telegram-бота, який надсилатиме сповіщення.

Детальніше в інструкції як підключити Telegram Bot.

• Оберіть спосіб отримання: самовивіз або доставка. Вкажіть дату й час отримання замовлення.

3. Збережіть замовлення в календарі без оплати

Не натискайте «Оплатити». Щоб зафіксувати замовлення, натисніть іконку календаря з плюсом поруч із кнопкою оплати.

Замовлення з’явиться в календарі у статусі «Нове» на обрану дату. Оплата при цьому не проводиться.

Як змінити склад замовлення без створення нового замовлення в системі

Коли квіти надійдуть і постачання буде внесене в систему:

1. Перейдіть в адмін-панелі до Замовлення → Календар.
2. Натисніть на потрібне замовлення для відкриття картки замовлення та натисніть іконку кошика для редагування.

3. Додайте фактичні квіти й матеріали, з яких буде зібраний букет. Та після видаліть технічну послугу «Робота флориста».

На відміну від оплаченого передзамовлення, у цьому випадку сума фактичного складу не має дорівнювати технічній сумі 1 грн. Після видалення послуги система залишить загальну суму доданих квітів до сплати.

4. Проведіть оплату та завершіть замовлення.

Після узгодження фактичного складу прийміть від клієнта повну оплату або передплату через кнопку «Оплатити». Якщо клієнт обрав часткову оплату замовлення, оберіть «Передплата». Детальніше як провести по системі передплату в інструкції Передплата.

Після збереження фактичного складу квіти отримають статус «Зарезервовано» в Склад → Залишки.

Коли букет буде зібрано, переведіть в календарі замовлення зі статусу «Нове» у статус «Зібране» — тоді квіти буде списано зі складу.

Часті запитання

1. Чому не варто додавати до чека наявні квіти?

Такі квіти одразу резервуються по системі, а їхня собівартість потрапляє у статистику, хоча фактично для замовлення вони не використовуються — в такому випадку наявний залишок квітів буде відображатись некоректно.

2. Коли квіти списуються зі складу?

Квіти списуються, коли в календарі замовлення переводять зі статусу «Нове» у статус «Зібране».

3. Чи можна встановити нагадування про замовлення?

Так. У деталях замовлення можна встановити нагадування на день підбору квітів або складання букета. Сповіщення відображатиметься у Flora24.

Також можна налаштувати Telegram-бота для отримання повідомлень. Детальніше в інструкції як підключити Telegram Bot.

4. Де знайти замовлення після оплати?

Замовлення зберігається у календарі на дату, вказану в деталях доставки або самовивозу. Також список усіх замовлень можливо переглянути через адмін-панель у розділі Замовлення → Усі замовлення. Детальніше в інструкції Усі замовлення.

5. Навіщо додавати послугу, щоб створити замовлення?

Система не дозволяє зберегти порожнє замовлення. Послуга є технічною позицією, яка дає змогу зафіксувати замовлення в календарі без резервування квітів.

Якщо у вас залишились питання, звертайтесь до техпідтримки: https://t.me/flora24online