Рахунки

Рахунки у Flora24 — це віртуальні аналоги ваших реальних рахунків і місць збереження коштів. Вони допомагають обліковувати оплати за витратами, контролювати грошовий баланс та розрахунки з постачальниками, щоб ви чітко бачили рух грошей.

• Готівкові рахунки (зазвичай назву вказують «Готівковий сейф») — для збереження коштів окремо від робочої каси. Такий рахунок можна прив’язати до конкретної каси.
• Безготівкові або карткові рахунки — можна підв’язати до методів оплати еквайрингу в налаштуванні. У такому разі під час проведення продажу на екрані продажу сума автоматично зараховуватиметься на відповідний віртуальний рахунок.

З усіх створених рахунків надалі зручно фіксувати оплату постачань та інші витрати для власного внутрішнього обліку.

Як створити рахунок?

Типи рахунків у системі:

• Готівка — для фізичних сейфів у магазинах (готівкові кошти поза касою).
• Картка — для карткових рахунків.
• Безготівковий — для розрахункових рахунків ФОП/ТОВ (IBAN).

1. Перейдіть у розділ Фінанси → Рахунки та натисніть кнопку «Створити».

2. Заповніть дані:
   • Назва — наприклад, «Готівковий сейф», «Картка Монобанк» або «Рахунок ФОП Приватбанк».
   • Тип — оберіть «Готівка», «Безготівковий» або «Картка».
   • Валюта — за замовчуванням Українська гривня.
   • Магазин — прив’яжіть рахунок до магазину, якщо кошти належать конкретній точці.
3. Натисніть кнопку «Створити».

Як вручну поповнити або списати баланс з рахунку?

Щоб використовувати рахунок для витрат, на ньому мають бути кошти — якщо баланс дорівнює 0, списання буде неможливим. Поповнити рахунок можна двома способами: вручну або налаштувавши автоматичне поповнення через метод оплати (еквайринг).

Ручне поповнення використовується, якщо:

• Потрібно зафіксувати вже наявні кошти (наприклад, стартовий баланс).
• Рахунок не підключений до методів оплати.
• Потрібно скоригувати баланс.

1. Перейдіть у розділ Фінанси → Транзакції та натисніть кнопку «Створити».
2. У вікні створення транзакції оберіть тип транзакції та заповніть поля.

Як прив’язати рахунок до методу оплати для автоматизації поповнення балансу?

Ви можете прив’язати один рахунок до одного або кількох способів оплати. Наприклад, один рахунок ФОП може одночасно використовуватися для:

• Оплат через термінал (за наявності інтеграції з терміналом або при ручному введенні).
• Онлайн-оплат (якщо підключено платіжні системи).
• Оплат за IBAN (якщо налаштовано відповідний спосіб оплати за реквізитами).

Усі надходження за замовлення за цими способами оплати будуть автоматично зараховуватися на обраний рахунок.

1. Перейдіть у Налаштування → Еквайринг.
2. Натисніть на три крапки (…) для редагування методу оплати (наприклад, термінал).

3. У вікні редагування у полі «Фінансовий рахунок» виберіть зі списку рахунок.
4. Натисніть «Зберегти».

Після прив’язки рахунку до методу оплати всі платежі, зафіксовані цим методом, будуть автоматично поповнювати баланс відповідного рахунку.

В історії транзакцій рахунку відображатиметься відповідне надходження, а у випадку скасування замовлення — автоматичне зняття коштів.

Якщо фінансовий рахунок не прив’язати, поповнювати його баланс після оплати замовлень потрібно буде вручну.

Як змінити баланс готівкового рахунку?

На відміну від безготівкових та карткових рахунків, баланс готівкового рахунку можна поповнювати та знімати безпосередньо через готівкову касу. Адже всі готівкові надходження із замовлень першочергово фіксуються саме в готівковій касі.

1. Перейдіть у розділ Фінанси → Каси та натисніть потрібну касу, або відкрийте касу у розділі Продаж.

2. Після відкриття сторінки каси натисніть на «Касові операції».
3. Виберіть потрібну операцію та рахунок:
   • Службове внесення — якщо обрати рахунок, відбувається винесення коштів з рахунку та їх зарахування в касу. Надалі ці кошти можливо винести безпосередньо з каси при потребі.
   • Службова видача — якщо обрати рахунок, відбувається винесення коштів з каси та їх зарахування на рахунок.

Як створити переказ з рахунку на рахунок?

1. Перейдіть у розділ Фінанси → Транзакції.
2. Натисніть на стрілку біля кнопки «Створити».
3. Виберіть «Створити переказ».

Як редагувати або видалити рахунок?

1. Перейдіть у розділ Фінанси → Рахунки та натисніть на три крапки (…).
2. У випадаючому списку виберіть потрібну дію — «Редагувати» або «Видалити».

Як переглянути історію транзакцій рахунку?

1. Перейдіть у розділ Фінанси → Транзакції для перегляду транзакцій.
2. Оберіть у фільтрах потрібний рахунок та період в правому куті сторінки.

Після застосування фільтрів на екрані відобразиться повна історія операцій за обраним рахунком.

Як обмежити дозвіл до перегляду рахунків працівникам?

При потребі розділи Рахунки та Транзакції можна обмежити для перегляду, створення/редагування працівникам.

1. Перейдіть у розділ Налаштування → Працівники та оберіть потрібного працівника, натиснувши на його ім’я.

2. Перейдіть у розділ «Доступ та дозволи», та вкажіть відповідне налаштування дозволу галочкою.

Як фіксувати оплати постачання за допомогою рахунків?

За допомогою внутрішніх рахунків ви можете фіксувати всі оплати за постачання — як повні, так і часткові. Це дозволяє чітко бачити поточний стан фінансів: які саме розрахунки з постачальниками ще необхідно закрити, а які вже повністю оплачені.

При завершенні постачання товару з’являється кнопка «Оплатити». Під час проведення оплати ви можете обрати, з якого саме рахунку зафіксувати списання коштів, а також вказати суму (повну або часткову).

Надалі у списку постачань за допомогою фільтра періоду за датами та статусу оплати ви зможете легко знайти потрібні постачання за статусами: «Оплачено», «Частково оплачено» або «Не оплачено».

Як фіксувати оплати витрат за допомогою рахунків?

Використовуйте внутрішні рахунки для фіксації будь-яких регулярних та разових виплат (зарплата, оренда, таксі, комунальні послуги тощо).

При проведенні витрати просто вкажіть, з якого саме рахунку здійснено оплату. Це дозволяє системі автоматично оновити відповідний баланс, а вам — чітко бачити, куди і з яких джерел йдуть кошти бізнесу.

1. Перейдіть у розділ Фінанси → Витрати та натисніть кнопку «Створити».
2. Заповніть основні поля (магазин, суму, категорію тощо).
3. У полі «З рахунку» виберіть потрібний рахунок, з якого проводиться оплата.
4. Натисніть кнопку «Створити».

Часті запитання

1. Як переглянути баланс рахунку?

Баланс рахунку відображається у розділі Фінанси → Рахунки в стовпці баланс.

2. Чи обов’язково створювати рахунки у Flora24?

Ні, це додатковий інструмент. Ви можете створювати рахунки за власним бажанням. Вони потрібні для детального управлінського обліку: щоб контролювати рух коштів, автоматизувати облік продажів за методами оплат, а також бачити точні баланси та розрахунки з постачальниками.

3. Чи має Flora24 доступ до мого банківського рахунку чи картки?

Ні, жодного доступу немає. Рахунки у Flora24 — це суто віртуальні цифрові копії ваших реальних місць збереження коштів. Програма не підключається до банківських застосунків, не списує і не зараховує реальні гроші з ваших банківських карток чи рахунків IBAN. Усі цифри слугують виключно для вашого внутрішнього обліку.

4. Чи пов’язані внутрішні рахунки з готівковою касою магазину?

Внутрішні рахунки функціонують окремо від касових змін.

Проте ви можете переказувати кошти між касою та готівковим рахунком (наприклад, «Готівковий сейф») через «Касові операції»:

• Службове внесення з вибором рахунку — переміщує кошти з віртуального рахунку в касу.
• Службова видача з вибором рахунку — списує кошти з каси та зараховує їх на віртуальний рахунок.

5. Чи можливо прив’язати готівковий метод оплати до рахунку?

Ні, готівковий метод оплати прив’язувати не можна. Готівка за замовленнями потрапляє в готівкову касу. Поповнити або списати баланс готівкового рахунку можна безпосередньо з каси через касові операції.

6. Чи можна прив’язати один рахунок до кількох способів оплати?

Так, можна. Наприклад, один рахунок ФОП можна одночасно прив’язати до:

• Оплат через термінал (інтегрований або ручний).
• Оплат через платіжну онлайн систему.
• Оплат за реквізитами IBAN.

У такому разі всі надходження за цими методами будуть автоматично зараховуватися на один обраний рахунок.

7. Що станеться, якщо клієнт скасує замовлення, оплачене безготівково?

Якщо метод оплати був прив’язаний до рахунку, при проведенні замовлення баланс рахунку автоматично поповнюється, а при його скасуванні система автоматично списує кошти з рахунку. Усі ці дії фіксуються в розділі Фінанси → Транзакції.